Organiser un séminaire à l’étranger peut paraitre compliqué et chronophage. En effet, l’organisation d’un séminaire à l’étranger n’est pas la même qu’un séminaire en France. Elle demande plus de temps et présente plus de contraintes qu’un simple séminaire. Partir à l’étranger pour son séminaire d’entreprise présente plusieurs avantages. Les équipes seront davantage motivées et cela permet de leur faire découvrir un nouveau pays et une nouvelle culture.
Aujourd’hui Spotlag vous révèle les 5 étapes primordiales pour organiser un séminaire à l’étranger parfait.
Déterminez vos objectifs
Lorsque vous organisez un événement d’entreprise qui réunit vos collaborateurs, il est important de déterminer les objectifs auxquels il va répondre. D’un séminaire à un autre, les objectifs peuvent être différents, l’organisation ne sera donc pas la même. En effet, si l’objectif de votre séminaire à l’étranger est d’annoncer le lancement d’un nouveau projet, vous ne vous organiserez pas de la même manière que si l’objectif était simplement de fêter la fin d’année. Fixer des objectifs vous permettra par la suite de trouver une destination idéale. Cela permettra également de trouver un lieu et des activités qui sont en cohérence avec les objectifs.
Choisissez la destination idéale
Après avoir défini vos objectifs, vous devrez choisir la destination pour votre séminaire à l’étranger. Par exemple, si l’objectif du séminaire est plutôt de se reposer dans une destination ensoleillée, optez pour l’Espagne ou bien la Grèce. En revanche, s’il s’agit d’un séminaire pour présenter un nouveau projet et donc plutôt orienté sur le travail, vous pouvez choisir une destination un peu plus active et dynamique (les capitales européennes proches de la France par exemple). Cela facilitera l’accès aux participants venant de villes et pays différents.
S'occuper des transports
Une fois que vous avez défini la destination pour votre prochain séminaire à l’étranger, vous devrez sélectionner votre moyen de transport. Pour un séminaire à l’étranger, le moyen de transport le plus courant est l’avion. Vous devez donc penser à prendre des billets d’avion pour tous les participants. Chez Spotlag, nous nous occupons de tout concernant la réservation de vos billets d’avion.
Définir un planning sur place
Bien évidemment, il est primordial de définir un planning si vous souhaitez que votre séminaire soit bien organisé. Pour cela, vous devez diviser vos journées avec des plages horaires. Ensuite, vous y insérerez les activités que vous souhaitez mettre en place (réunion, activité de team building… ). Vous devez prendre en compte la durée de chaque élément et vous y tenir pour éviter qu’une activité déborde sur une autre. Faites également attention à ne pas trop remplir la journée et à laisser des pauses à vos équipes, le but n’est pas de les épuiser.
Organisez une soirée pendant votre séminaire à l'étranger
Enfin, lors d’un séminaire à l’étranger, pensez à organiser une soirée ! Une soirée d’entreprise est un événement très fédérateur qui permet de rebooster la motivation des équipes. De plus, c’est le moment pour vos salariés de relâcher la pression. Ainsi, ils passent un moment agréable sans penser au travail qui les attend. Et puis soyons honnête, un séminaire sans soirée, ce n’est pas fun ! Il faut marquer le coup !
Maintenant que vous êtes prêts pour l’organisation de votre prochain séminaire à l’étranger, vous pouvez consulter notre article sur les TOP destinations pour un séminaire à l’étranger réussi.
Chez Spotlag, nous vous accompagnons de A à Z dans l’organisation de vos événements d’entreprise. Si vous souhaitez organiser un séminaire à l’étranger qui marquera vos équipes, contactez-nous ! Pour toute demande, vous pouvez nous joindre au 01 84 20 48 78 ou via l’adresse mail reservation@spotlag.com. Le devis est gratuit !
Louis Toussaint
vincent@spotlag.com
